Prvá faktúra sa na Slovensku najčastejšie vystaví v tabuľke. Stiahneš vzor, prepíšeš údaje, uložíš ako PDF a pošleš. Na začiatku to je úplne v poriadku a nikto ti nemusí vysvetľovať, prečo si mal kúpiť program.
Otázka nie je, či to funguje. Otázka je, kedy prestane — a to sa dá pomenovať dosť presne.
Čo tabuľka zvládne dobre
Pri dvoch až troch faktúrach mesačne, stálom okruhu odberateľov a jednoduchých položkách je vzor v tabuľke rozumná voľba. Vyzerá tak, ako si ho navrhneš, nič neplatíš a nikoho sa nemusíš pýtať.
Ak si v tejto situácii, nemeň to len preto, že sa to „patrí".
Päť miest, kde to začne praskať
1. Číselný rad. Faktúry musia mať súvislé poradové čísla. V tabuľke číslo prepisuješ ručne, takže skôr či neskôr vznikne duplicita alebo diera v rade. Účtovníčka to nájde, ale až o mesiace neskôr.
2. Variabilný symbol. Zvyčajne sa odvádza od čísla faktúry. Keď ho prepíšeš ručne, platba príde s iným symbolom a párovanie úhrad sa robí očami.
3. QR kód na platbu. Pay by Square kód nie je obrázok, ktorý sa dá skopírovať z inej faktúry — kóduje v sebe konkrétnu sumu, IBAN a variabilný symbol. Tabuľka ho sama nevygeneruje, a kód z minulej faktúry pošle zákazníka zaplatiť starú sumu.
4. Archív a záloha. Doklady musíš vedieť dohľadať roky dozadu. Priečinok na disku funguje, kým nepríde nový notebook, preinštalovanie alebo prepísaný súbor s rovnakým názvom.
5. Zmena údajov. Zmeníš sídlo alebo číslo účtu a prepíšeš vzor. Ak si ho použil aj na staré doklady, práve si prepísal faktúru, ktorú má odberateľ v účtovníctve v inej podobe.
Šiestym miestom je čas. Osem minút na faktúru pri piatich faktúrach mesačne je 40 minút, ktoré si nikde nevykážeš.
Čo s tým urobí rok 2027
Od 1. 1. 2027 posielajú platitelia DPH faktúry iným podnikateľom ako štruktúrované elektronické faktúry cez sieť Peppol (zákon 385/2025 Z. z.) a prijímať ich musí vedieť každý podnikateľ, aj neplatiteľ DPH.
Toto je bod, v ktorom tabuľka nepomôže ani v princípe. Peppol nie je formát súboru, ktorý by sa dal uložiť z tabuľkového editora — je to sieť s registrovanými účastníkmi a prístupovými bodmi. PDF poslané e-mailom nie je elektronická faktúra v zmysle povinnosti. Ako to celé funguje, rozoberá prehľad Peppol na Slovensku a článok o povinnej e-fakturácii.
Word a PDF šablóny majú rovnaký problém
Vzor sa dá držať aj v textovom editore alebo ako upravovateľné PDF. Vzhľad býva krajší, ale všetkých päť problémov vyššie zostáva rovnakých — číslo, variabilný symbol aj QR kód vypĺňa človek a archív je stále priečinok na disku.
Rozdiel medzi tabuľkou a textovým editorom je len v tom, čo sa ti lepšie píše. Rozdiel medzi šablónou a programom je v tom, kto stráži čísla.
Koľko stojí „zadarmo"
Vzor v tabuľke nestojí nič a program stojí niečo. Rozdiel je menší, než to vyzerá.
| Mesačne | Tabuľka | Easy Faktúra |
|---|---|---|
| 3 faktúry | 0 € + tvoj čas | 0,30 € |
| 10 faktúr | 0 € + tvoj čas | 1,00 € |
| 20 faktúr a 20 prijatých cez Peppol | nedá sa | 4,00 € |
Ceny sú bez DPH, 0,10 € za operáciu, žiadny mesačný paušál. Presný prepočet pre tvoj objem spočíta kalkulačka nákladov.
Čo s číslovaním pri prechode
Najčastejšia obava pri odchode zo šablóny je číselný rad. Nemusíš začínať od jednotky ani čakať na nový rok: formát čísla si nastavíš tak, aby nadviazal na to, čo si používal doteraz, a proformy s dobropismi majú vlastné rady. Zmena rozbehnutého radu je chránená potvrdením, práve aby v ňom nevznikla diera.
Staré faktúry z tabuľky nikam neprenášaš. Zostanú tam, kde sú, a nový rad pokračuje ďalej.
Ak zostávaš pri tabuľke, sprav aspoň toto
- Veď si číselný rad na jednom mieste, nie v názvoch súborov.
- Variabilný symbol odvádzaj od čísla faktúry, nie od dátumu.
- Vzor si po každej zmene údajov ulož ako novú verziu a staré doklady nechaj tak.
- Zálohuj priečinok mimo notebooku.
- Skontroluj si náležitosti dokladu — pre neplatiteľa DPH ich rozoberá článok faktúra pre neplatiteľa DPH.
Kedy sa oplatí prejsť
Prakticky vtedy, keď platí aspoň jedno: fakturuješ viac než päť dokladov mesačne, potrebuješ QR kód na platbu, chceš mať archív dohľadateľný bez hľadania v priečinkoch, alebo sa ťa od roku 2027 týka prijímanie e-faktúr. To posledné sa bude týkať každého.
Registrácia je zadarmo, prvých 10 operácií kryje uvítací kredit a potom platíš 0,10 € bez DPH za faktúru. Bez paušálu a bez viazanosti, takže mesiac bez fakturácie stojí 0 €.