Zákazník sa nás minulý týždeň spýtal, či sa dá do faktúry vložiť pečiatka s podpisom ako obrázok, keď mu logo už funguje. Doplnili sme to a je to nasadené. Keďže rovnakú otázku dostávame aj inak, tu je celá odpoveď: čo hovorí zákon a kde si pečiatku nahráš.
Musí byť na faktúre pečiatka a podpis?
Nie. Ani jedno.
Náležitosti faktúry pre platiteľa DPH vymenúva § 74 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH. Pečiatka ani podpis dodávateľa v tom zozname nie sú. Rovnako sa na ne nepýta ani zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve — Finančná správa to v metodickej odpovedi hovorí priamo: pečiatka nie je povinnou náležitosťou účtovného dokladu.
Zámenu spôsobuje pojem podpisový záznam z § 10 zákona o účtovníctve. Ten sa týka osoby zodpovednej za účtovný prípad a za jeho zaúčtovanie vnútri účtovnej jednotky, nie podpisu dodávateľa na faktúre pre odberateľa. Môže byť aj elektronický.
Zhrnuté: faktúra bez pečiatky a bez podpisu je platný doklad. Čo na nej naozaj musí byť, rozoberá návod ako vystaviť faktúru s QR kódom.
Prečo si ju firmy aj tak dávajú
Ak nie je povinná, načo je dobrá? Dôvody, ktoré počúvame:
- Odberateľ ju čaká. Zvyk z papierových čias drží najmä pri preberacích protokoloch, zálohách a dobropisoch.
- Doklad pôsobí hotovo. Vystavená faktúra s pečiatkou vyzerá inak než niečo, čo mohol vytlačiť ktokoľvek.
- Menej otázok pri schvaľovaní. Účtovníčka na druhej strane nerieši, či ide o návrh alebo o finálny doklad.
Je to teda vec dôvery a zvyku, nie zákona. Preto sme pečiatku spravili ako voliteľné pole: kto ju chce, nahrá si ju, kto nie, nemá na doklade nič navyše.
Ako si pečiatku nastavíš
Nahráš ju rovnako ako logo — je to druhý, nezávislý obrázok hneď pod ním.
- Otvor Nastavenia → Fakturácia.
- V poli Pečiatka s podpisom klikni na Nahrať pečiatku a vyber súbor.
- Uloží sa hneď, netreba potvrdzovať tlačidlom Uložiť. Náhľad uvidíš na mieste.
Ak pole nevidíš, obnov stránku cez Ctrl+F5 — prehliadač môže držať staršiu verziu aplikácie.
Aký obrázok si pripraviť
| Vlastnosť | Čo funguje |
|---|---|
| Formát | PNG, JPG, GIF alebo WEBP (SVG nie) |
| Veľkosť súboru | do 2 MB |
| Tvar | na šírku, zhruba v pomere 3:1 |
| Pozadie | priehľadné PNG vyzerá najlepšie |
| Obsah | pečiatka aj podpis spolu v jednom obrázku |
Ak pečiatku ešte nemáš v počítači, najrýchlejšia cesta je odtlačiť ju na čistý biely papier, podpísať sa cez ňu, odfotiť alebo naskenovať, orezať okraje a uložiť ako PNG s priehľadným pozadím. Jeden obrázok, jedno nahratie, hotovo.
Na čo myslieť pred nahratím
- Podpis na doklade je verejný. Každý odberateľ ho dostane v PDF. Ak ti to prekáža, nahraj len pečiatku bez podpisu — funguje to rovnako.
- Kvalita skenu rozhoduje. Fotka z mobilu na šikmo bude na doklade šikmá aj rozmazaná. Rovné svetlo, biely papier, orezané okraje.
- Pri zmene údajov obrázok vymeň. Nové sídlo alebo nový konateľ znamená novú pečiatku — v aplikácii ju prepíšeš novým nahratím.
Kde sa vytlačí
Pečiatka sa kreslí vpravo pod súčtami, teda tam, kde ju na papierovom doklade čakáš — pod sumou na úhradu.
Objaví sa na faktúrach, predfaktúrach aj dobropisoch. Na koncept sa netlačí a je to zámer: koncept nesie cez celú stranu vodoznak KONCEPT práve preto, aby sa nedal zameniť s vystaveným dokladom. Podpis pod súčtami by ten signál poprel. Pečiatka sa objaví až po vystavení.
Pečiatka a elektronická fakturácia od 2027
Od 1. 1. 2027 posielajú platitelia DPH faktúry iným podnikateľom cez sieť Peppol. Peppol prenáša faktúru ako štruktúrované dáta podľa normy EN 16931 — teda čísla a polia, nie vizuálnu podobu dokladu. Pečiatka teda nie je súčasťou dátovej faktúry a ani nemá byť: overenie odosielateľa rieši samotná sieť.
Pečiatka zostáva tam, kde má zmysel — na PDF, ktoré posielaš e-mailom, tlačíš alebo dávaš zákazníkovi na stiahnutie. Ako celá povinnosť funguje, rozoberá prehľad Peppol na Slovensku.
Časté otázky
Musím mať ako podnikateľ pečiatku? Nie. Pečiatka nie je povinná ani pre živnostníka, ani pre s. r. o. Je to zvyk, nie zákonná povinnosť.
Stačí naskenovaný podpis? Áno. Keďže podpis dodávateľa nie je povinnou náležitosťou faktúry, jeho naskenovaná podoba na doklade nič neporušuje.
Prečo pečiatka nie je na koncepte? Aby sa rozpracovaný doklad nedal zameniť s vystaveným originálom. Koncept má vodoznak, vystavený doklad pečiatku.
Nahráš raz, máš to na každom doklade
Pečiatku nastavíš za minútu a ďalej sa o ňu nestaráš. Faktúra stojí 0,10 € bez DPH, mesačný paušál žiadny — koľko to vyjde presne pre teba, spočíta kalkulačka nákladov.